Privacybeleid
Inleiding
Impetü is toegewijd aan het beschermen van persoonlijke privacy en het waarborgen van de persoonlijke gegevens van onze werknemers, klanten, leveranciers en andere entiteiten waarmee wij zaken doen. Het privacybeleid van Impetü (het "Privacybeleid") beschrijft hoe wij persoonlijke informatie verzamelen en verwerken, en biedt een duidelijk inzicht in hoe gegevens (of "persoonsgegevens") worden beheerd en beveiligd, evenals de rechten van elke persoon met betrekking tot zijn persoonlijke informatie.
Persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie zijn essentiële activa voor Impetü, en voor haar klanten en leveranciers. Impetü is toegewijd aan het waarborgen van de beveiliging en bescherming van persoonlijke informatie en streeft ook naar naleving en consistentie in de aanpak van gegevensbescherming.
Impetü voldoet aan alle wettelijke vereisten en andere wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU 216/679 ("AVG"), een verordening goedgekeurd door de Europese Unie (EU) met betrekking tot gegevensbescherming en privacy voor alle inwoners binnen de EU.
Op wie dit betrekking heeft
1.1 Dit privacybeleid is van toepassing op personen die vertegenwoordigers zijn of waren van de klanten of leveranciers van Impetü, werknemers of voormalige werknemers van Impetü, kandidaten voor een functie binnen de organisatie, studenten, stagiairs en elke andere persoon die partner of medewerker is of was van Impetü.
De persoonlijke data die wij verzamelen
2.1 Impetü verzamelt en verwerkt geen persoonlijke gegevens zonder toestemming, behalve wanneer de informatie noodzakelijk is vanwege een contractuele of wettelijke verplichting, of wanneer Impetü een legitiem belang heeft om de informatie te verzamelen voor het uitvoeren van haar adviesactiviteiten op het gebied van management. Daarom kunnen we gegevens van u verzamelen als:
-
U een potentiële klant, bestaande klant of leverancier van Impetü bent;
-
U werkt of heeft gewerkt voor een klant of leverancier van Impetü;
-
U een werknemer, partner of medewerker van Impetü bent;
-
U een kandidaat bent voor een functie binnen Impetü, of een potentiële partner of medewerker van Impetü;
-
U werkt voor een bedrijf aan wie Impetü haar diensten of evenementen wil adverteren of op de markt brengen.
2.2 Impetü kan alle beschikbare methoden gebruiken om informatie te verzamelen, waaronder maar niet beperkt tot, persoonlijke communicatie, communicatie per telefoon, e-mail, brief of kennisgeving, andere op papier gebaseerde communicatiemethoden, enz. Onze belangrijkste manier om persoonlijke gegevens te verkrijgen is rechtstreeks van de persoon. Gegevens die niet rechtstreeks van de persoon worden verzameld, kunnen afkomstig zijn van:
-
Uw werkgever in verband met werkzaamheden die verband houden met ons;
-
Derde partijen waarmee we nauw samenwerken, zoals persoonlijke contacten, trustees, zakenpartners, onderaannemers, of leveranciers van analytische en openbare informatie;
-
Overheidsinstanties;
-
Websites of andere toepassingen en platforms die worden beheerd door Impetü en die ook door de betreffende persoon worden gebruikt.
2.3 We verzamelen basisinformatie die elke persoon als individu en het bedrijf dat de persoon vertegenwoordigt identificeert, zoals:
*Zakelijke contacten van klanten of leveranciers
-
a. volledige naam;
-
b. de naam van het bedrijf dat u vertegenwoordigt;
-
c. uw functie en afdeling;
-
d. zakelijk adres;
-
e. zakelijke e-mail;
-
f. privé e-mail;
-
g. zakelijk telefoonnummer en mobiel nummer;
-
h. maand en dag van uw geboorte;
-
i. informatie om aan wettelijke of contractuele verplichtingen te voldoen.
*Werknemers, sollicitanten, studenten, stagiairs, medewerkers en partners
-
Alle informatie die nodig is om aan de contractuele verplichting als partner of medewerker van Impetü te voldoen, evenals alle persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het voltooien van de arbeidsovereenkomst.
-
2.4 Gevoelige persoonlijke gegevens: We kunnen gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken wanneer deze relevant en noodzakelijk zijn voor de adviesdiensten op het gebied van management die Impetü biedt, of wanneer dit vereist is om aan een wettelijke of contractuele verplichting te voldoen; bijvoorbeeld levensverzekeringspolissen of specifieke activiteiten van een klant die vereisen dat Impetü gezondheidsrapporten verkrijgt.
2.5 Technische gegevens: Impetü slaat ook de IP-adressen op van klanten die toegang hebben tot de website en andere platforms van Impetü. Ook slaan we de navigatiegegevens van interne gebruikers op voor controle-doeleinden, waaronder URL's, datum/tijd en browsertijd, toepassingstype en protocollen zoals HTTP en FTP.
Hoe uw persoonlijke data gebruikt wordt
3.1 Impetü gebruikt geen persoonlijke gegevens zonder eerst toestemming te verkrijgen van de eigenaar ervan. Uitzonderingen op deze regel kunnen zich voordoen als: (i) we wettelijk verplicht zijn; (ii) het nodig is om een contractuele verplichting te vervullen of onze rechten te verdedigen; of (iii) het nodig is om het legitieme belang van Impetü uit te oefenen bij de verwerking van uw gegevens om managementadviesdiensten te verlenen.
3.2 Impetü verspreidt, verkoopt of commercialiseert geen persoonlijke informatie aan derden, of identificeert de individuele eigenaar van persoonlijke informatie op geen enkele manier. Impetü kan informatie delen met derden of haar dochterondernemingen voor verwerking. In deze situatie zal Impetü blijven optreden als beheerder van de informatie, en de derde partij of dochteronderneming zal handelen in overeenstemming met dit privacybeleid.
3.3 Wat betreft zakelijke contacten, wordt de verwerking van persoonsgegevens uitgevoerd met als doel het leveren van managementadviesdiensten of het accepteren van diensten van de leveranciers die de betreffende persoon vertegenwoordigt. Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt om relevante inhoud beschikbaar te stellen aan de eigenaar van de informatie, zoals:
-
Institutionele berichten;
-
Nieuwsbrieven;
-
Materialen met betrekking tot evenementen - uitnodigingen, herinneringen en bedankbriefjes;
-
Felicitaties, vakantie- en verjaardagskaarten;
-
Materialen geproduceerd door Impetü;
-
Klanttevredenheidsonderzoeken.
3.4 Wat betreft Impetü-professionals (werknemer, medewerker, partner, ex-werknemer, ex-medewerker of ex-partner) worden hun gegevens opgeslagen en verwerkt met het doel om de arbeidsrelatie te beheren, contractuele verplichting na te komen of aan wettelijke verplichtingen te voldoen in overeenstemming met de interne beleidsregels van Integration en/of lokale wetgeving.
3.5 Kandidaten voor functies bij Impetü, evenals studenten en stagiairs die zijn ingeschakeld voor wervingsdoeleinden, kunnen ook hun gegevens, zoals maar niet beperkt tot cv's, profielen, laten verzamelen en opslaan door Impetü om communicatie, sollicitatiegesprekken en arbeidsaanbiedingen mogelijk te maken. Impetü bewaart deze informatie niet langer dan twee jaar vanaf de datum van het eerste sollicitatiegesprek of de ontvangst van de sollicitatie, afhankelijk van wat later plaatsvindt.
Updates & communicatie
4.1 Indien toegestaan in ons legitieme belang, om aan wettelijke of contractuele verplichtingen te voldoen of met voorafgaande toestemming van de betrokkene indien vereist door de wet, kunnen we persoonsgegevens gebruiken om updates te vragen voor Impetü's interne CRM (Client Relationship Management) systeem.
4.2 U kunt er op elk moment voor kiezen om geen verdere marketingmaterialen of communicatie van ons te ontvangen door uw contactgegevens bij te werken binnen uw account of door deze voorkeur aan te geven via de "uitschrijven"-link die is opgenomen aan het einde van alle digitale communicatie gericht aan u.
Wie uw persoonlijke data kan ontvangen
5.1 We kunnen uw persoonlijke informatie delen met een andere dochteronderneming van Impetü zoals beschreven in dit privacybeleid. We kunnen informatie delen met een derde partij met betrekking tot uw contractuele verplichting met Impetü om de verwerking van persoonsgegevens te verwerken of te ondersteunen. In het geval dat een derde partij individuele persoonsgegevens ontvangt, zal Impetü een geheimhoudingsovereenkomst handhaven en zullen de gegevens strikt beperkt zijn tot het doel dat is overeengekomen door Impetü.
5.2 We kunnen ook persoonlijke gegevens delen met zakelijke partners, leveranciers en onderaannemers van Impetü voor de uitvoering van een contract dat we onder normale zakelijke omstandigheden met u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt, aangaan, met onze auditors en met onze juridische adviseurs wanneer dat nodig is.
5.3 Impetü kan uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan geschikte derde partijen als het enig bedrijf of activa verkoopt. In dat geval moet Integration persoonsgegevens bekendmaken aan de potentiële koper van dergelijk bedrijf of activa.
5.4 Impetü kan uw persoonlijke gegevens openbaar maken of delen om te voldoen aan enige wettelijke verplichting, gerechtelijk bevel of enige instructie van autoriteiten.
Waar en hoe uw persoonlijke data wordt opgeslagen
6.1 De persoonlijke gegevens die Impetü verzamelt worden opgeslagen en verwerkt op het hoofdkantoor van Impetü in België. Impetü doet geen overdracht van deze gegevens aan derde partijen.
Hoe uw persoonlijke data beschermd wordt
7.1 We hebben interne procedures ingevoerd die de toegang tot persoonsgegevens beperken, behalve voor die individuen die een relevant zakelijk belang hebben. Alle personen die in contact komen met persoonsgegevens zijn onderworpen aan het vertrouwelijkheidsbeleid van Impetü.
7.2 We hebben ook beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd om te voorkomen dat persoonsgegevens verloren gaan, worden gebruikt, gewijzigd, bekendgemaakt of toegankelijk zijn voor onbevoegde personen.
7.3 De overdracht van informatie via internet is beschermd door technologie op basis van best practices en voortdurende updates. De overdracht van informatie via internet is nooit 100% veilig, maar we zijn toegewijd om de overdracht van informatie te beschermen door middel van alle redelijke maatregelen, zoals het gebruik van geavanceerde versleuteling (AES 256, HTTPS, Bitlocker), segmentering van internetlinks, SSL-certificaten van externe bedrijven (DIGICERT), regelmatige penetratietests in alle systemen, en Wi-Fi en Endpoint-bescherming zoals antivirus, Intrusion Prevention System en Data Leak Prevention-functies.
7.4 We bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om het doel te voltooien waarvoor we de informatie hebben verzameld, en om aan wettelijke of contractuele verplichtingen te voldoen.
7.5 Afhankelijk van de omstandigheid kunnen we persoonsgegevens anonimiseren om elke associatie met een individu te vermijden.